ΠΩΣ ΝΑ ΓΡΑΦΕΤΕ ΚΑΛΥΤΕΡΕΣ ΑΝΑΦΟΡΕΣ

από τον Δρ. Φιλ Μπαρτλ

μετάφραση της Έλενας Μαρδά

Αναφορές οι οποίες γράφονται χωρίς όμως να διαβάζονται, οι οποίες καταλήγουν στα σκουπίδια ή απλά τις κάνουμε αεροπλανάκια, είναι άχρηστες. Μια καλή αναφορά είναι μια αναφορά που διαβάζεται. Συνεπώς, το ερώτημα παραμένει: “Πώς μπορούμε να ενθαρρύνουμε ώστε η αναφορά να διαβαστεί;”

Το να μαθαίνει κανείς πως να γράφει αναφορείς μπορεί να αποδειχθεί διασκεδαστικό. Το να γράφετε μια αναφορά δεν χρειάζεται να είναι μια βαρετή, κουραστική και άβολη αποστολή που αποφεύγετε να αντιμετωπίσετε κάθε φορά που προκύπτει. Όταν μάθετε τις δεξιοτεχνίες και τα κόλπα τότε οι αναφορές μπορεί να γίνουν πρόκληση. Κείμενο

Μπορείτε να μετατρέψετε τη σύνταξη αναφορών σε βασικό στοιχείο του επαγγελματισμού της δουλειάς σας, και σαν εργαλείο για να κινητοποιήσετε αυτό που κάνετε. Δεν υπάρχει μαγεία ή μυστήριο σε όλο αυτό. Αυτό το έγγραφο θα σας δείξει μερικές δεξιοτεχνίες και κόλπα που μπορείτε εύκολα να μάθετε και να χρησιμοποιήσετε.

Να γράφετε αναφορές που θα διαβαστούν, όχι που απλά θα αρχειοθετηθούν. Για να το κάνετε αυτό θα πρέπει να τις γράψετε έτσι, ώστε να είναι εύκολο να γίνουν κατανοητές και που θα κάνουν τον αναγνώστη να τις διαβάσει μέχρι το τέλος. Πρέπει να ξέρετε σε ποιον απευθύνεται η αναφορά (το “κοινό-στόχος” σας), και γιατί ο αναγνώστης θα ήθελε να διαβάσει την αναφορά σας και τι χρειάζεται και θέλει να μάθει ο αναγνώστης σας από τις αναφορές σας.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να καταλάβετε τι θέλει το κοινό σας να γνωρίζει (και κατά συνέπεια τι να διαβάσει στην αναφορά σας). Το πιο πιθανό είναι ότι ήδη γνωρίζετε το 80%. Όταν τελείωσετε το πρώτο πρόχειρό σας, κάντε του ένα τεστ. Για κάθε πρόταση που γράφετε, αναρωτηθείτε, “ενδιαφέρει αυτό τους αναγνώστες;”

Κανείς δεν πρέπει να προσπαθήσει να γράψει μια αναφορά για την κοινότητα μόνος του. Ο διαπραγματευτής πρέπει να την μετατρέψει σε μια ομαδική διαδικασία με τη συμμετοχή των εκπροσώπων των κοινοτήτων που μιλούν εκ μέρους αυτής, και μετά από έγκριση πρώτα απ’ όλα της κοινότητας.

Ενθαρρύνετε τα μέλη να ζητήσουν βοήθεια από φίλους και συναδέλφους, τον προγραμματιστή, τον μάνατζερ, το προσωπικό και όσους μπορούν να βοηθήσουν είτε με συλλογισμούς, είτε ως προς το στιλ της αναφοράς. Σκεφτείτε ότι προετοιμάζετε την αναφορά σαν μια γραπτή μορφή “διαλόγου” στην οποία κάθε επιτυχημένο πρόχειρο είναι η συνέχεια της διαδικασίας.

Πώς ορίζουμε μια καλή αναφορά;

Μια καλή αναφορά είναι αυτή η οποία διαβάζεται και λαμβάνεται δράση εξαιτίας της (όχι που απλώς αρχειοθετείται και την αγνοούμε). Πώς μπορείτε να κάνετε πιο πιθανό να διαβαστεί η αναφορά σας; Στη συνέχεια υπάρχουν μερικές δυμβουλές για το πως να γράφετε καλύτερες αναφορές. Μια αποτελεσματική αναφορά είναι μια αναφορά που διαβάζεται και παρακινεί για δράση ως αποτέλεσμα του ότι έχει διαβαστεί.

Το πιο σημαντικό είναι η αναφορά σας να είναι “συνοπτική”. Δηλαδή, πρέπει να είναι τόσο σύντομη, όσο και ολοκληρωμένη. Είναι πιο πιθανό να διαβαστεί μια μικρή αναφορά, παρά μια μεγάλη. Όμως, αναφορές στις οποίες λείπουν σημαντικές πληροφορίες είναι απογοητευτικές. Ένας τρόπος να μικρύνετε την αναφορά σας είναι να παραλείψετε αχρείαστες προτάσεις (όπως “Κατά τη διάρκεια της περιόδου της αναφοράς…”) καθώς και επαναλήψεις πραγμάτων που αναφέρονται αλλού στην αναφορά.

Μια αναφορά είναι πιο εύκολο να διαβαστεί όταν είναι γραμμένη απλά, σε ξεκάθαρη γλώσσα, με σωστή γραμματική και λέξεις που αναγνωρίζονται εύκολα. Μην προσπαθήσετε να εντυπωσιάσετε κανέναν με ανθηρή γλώσσα, με απόκρυφο λεξιλόγιο ή μακρές και μπερδεμένες προτάσεις. Χρησιμοποιήστε κοφτές, απλές προτάσεις. Χρησιμοποιήστε υπότιτλους για να ξεχωρίσετε τα τμήματα (όπως σε αυτό το έγγραφο). Χρησιμοποιήστε μικρές παραγράφους. Αποφύγετε την παθητική φωνή.

Θυμηθείτε ότι πολλοί από αυτούς που θα διαβάσουν τηνα αναφορά σας, έχουν τα αγγλικά ως δεύτερη γλώσσα. Να χρησιμοποιείτε πάντα το γνωστό ΠΑΜE Η αρχή του “Πες το Απλά με Εξυπνάδα” όταν γράφετε μια αναφορά.

Μια αναφορά πρέπει να είναι εύκολο να διαβαστεί

Και πάλι, σε εργαστήρια με κινητοποιητές του τομέα, ζήτησα από τους συμμετέχοντες να μου πουν τι κάνει μια αναφορά πιο πιθανό να διαβαστεί. Υποθέστε ότι είστε ένας μάνατζερ και μια αναφορά φτάνει στο γραφείο σας. Θα την πετάξετε; Θα την αρχειοθετήσετε χωρίς καν να την κοιτάξετε; Θα την φυλλομετρήσετε, αλλα δεν θα τη διαβάσετε προσεκτικά;

Θα τη διαβάσετε προσεκτικά και θα σκεφτείτε σε τι αναφέρεται ώστε να πάρετε ορισμένες αποφάσεις; Ποια χαρακτηριστικά της αναφοράς είναι πιο πιθανό ότι θα την κάνουν να την διαβάσετε προσεκτικά;

Οι συμμετέχοντες είχαν τις εξής προτάσεις. Θα έπρεπε να:

• Έχει μικρές αλλά ολοκληρωμένες προτάσεις (να είναι συνοπτική)
• Περιλαμβάνει μόνο ότι είναι απαραίτητο
• Είναι απλή, γραμμένη σε σωστή γλώσσα
• Μην επαναλαμβάνεται, να μην έχει πλεονασμούς
• Μην κάνει κήρυγμα ή διάλεξη
• Περιέχει ενδιαφέρουσες και σχετικές πληροφορίες
• Είναι καλά δομημένη και οργανωμένη
• Είναι καθαρή και τακτοποιημένη (καλογραμμένη και καλοτυπωμένη)

Επίσης, το παραπάνω μπορεί να γίνει μια καλή λίστα (α) για σας όταν γράφετε αναφορές (β) για τους αρχηγούς των κοινοτικών προγραμμάτων εκπαίδευσης στη σύνταξη αναφορών.

Συμβουλές στο να Γράφετε Καλύτερες Αναφορές

Κάποτε μερικοί νεαροί μουσικοί ρώτησαν ένα διάσημο μουσικό από τη Δυτική Αφρική τι συμβουλή θα μπορούσε να τους δώσει για να γίνουν δεξιοτέχνες όπως εκείνος. -Μπορώ να σας δώσω τρεις συμβουλές, είπε. “Η πρώτη μου συμβουλή είναι: Εξάσκηση. Η δεύτερη συμβουλή μου είναι: Εξάσκηση και η τρίτη συμβουλή μου είναι: Εξάσκηση”.

Η ίδια συμβουλή εφαρμόζεται και στο γράψιμο ή σε οτιδήποτε άλλο: Γράψτε μερικά πρώτα κείμενα. Ελέγξτε τα στο ενδιάμεσο. Ζητήστε από ένα φίλο σας να τα ελέγξει (να τα διαβάσει και να προτείνει αλλαγές). Ζητήστε σχόλια και συμβουλές: Γίνεται ο δάσκαλός σας. Οι τρεις συμβουλές είναι: “Ξαναγράψτε, ξαναγράψτε και ξαναγράψτε!”.

Μπορεί να πιστεύετε ότι το να ξαναγράφετε το έγγραφό σας μπορεί να είναι χάσιμο χρόνου και προσπάθειας. Καμία σχέση. Οι επαγγελματίες συγγραφείς μπορεί να γράψουν μέχρι και εφτά πρόχειρα πριν βάλουν την υπόγραφή τους κάτω από το έγγραφο. Πρέπει να γράψετε τουλάχιστον τρία πρόχειρα: ένα αδούλευτο πρώτο πρόχειρο, ένα δεύτερο και τέλος ένα τελικό πρόχειρο.

Να είστε προετοιμασμένοι να ξαναγράψετε ακόμα και το τελικό πρόχειρο. Το ξαναγράψιμο σας δίνει λίγο χρόνο ανάμεσα στα πρόχειρα για να έχετε μια πιο αντικειμενική και κριτική άποχη του εγγράφου σας, να αφαιρέσετε τα προφανή λάθη και να αποφύγετε να γράψετε ένα έγγραφο που θα το μετανιώσετε αργότερα.

Μια άλλη συμβουλή είναι να φτιάξετε ένα σχεδιάγραμμα. Πριν ξεκινήσετε την πρώτη σας πρόταση, φτιάξτε ένα σχεδιάγραμμα με τα θέματα που θέλετε να καλύψετε. Κάντε μια μικρή λίστα με σημειώσεις τριών λέξεων. Χρησιμοποιήστε απλά ένα πρόχειρο χαρτί. Είναι μόνο για σας.

Ίσως χρειαστεί να αλλάξετε τη σειρά των θεμάτων μόλις τα δείτε γραμμένα στο χαρτί. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σχεδιάγραμμα ως προσωπικό οδηγό για το πρώτο σας πρόχειρο.

Μερικά ακόμα πράγματα για την παθητική φωνή. Είναι η ασθένεια των γραφειοκρατών. Είναι ένας τρόπος να συσκοτίσουν- να γράφουν, δηλαδή, λέξεις σαν να φαίνεται ότι δίνουν πληροφορίες, αλλά στην πραγματικότητα να κρύβουν κάποιες από τις σημαντικές. Οι έμπειροι αναγνώστες θα αναγνωρίσουν τη χρήση της παθητικής φωνής αμέσως.

Η παθητική φωνή, όπως η στατιστική, παρομοιάζεται μερικές φορές με ένα μαγιό μπικίνι. (Αυτό που αποκαλύπτει είναι ενδιαφέρον, αλλά αυτό που κρύβει είναι το ζωτικής σημασίας).

Τι κάνει μια αναφορά καλή;

Τι κάνει μια αναφορά καλή; Και πάλι ρώτησα μερικούς συμμετέχοντες στα εργαστήρια να μου πουν τι κάνει μια αναφορά καλή. Πρότειναν τα παρακάτω:

• Ελκυστική
• Ξεκάθαρη, ειλικρινής, χωρίς εξαπάτηση (χωρίς ψέμματα)
• Ενδιαφέρουσες φωτογραφίες, σχέδια (χρώμα εάν είναι δυνατόν)
• Σύντομη, μικρή
• Καθαρή και ευανάγνωστη (καλογραμμένη)
• Στο θέμα
• Σε απλά αγγλικά (ή σε οποιαδήποτε άλλη γλώσσα)
• Με σωστά κενά
• Με τίτλους και υπότιτλους
• Οργανωμένη και δομημένη

Όπως και οι παραπάνω δύο λίστες, έτσι και αυτή μπορεί να συνδυαστεί με αυτές για να δημιουργήσετε μια συνολική λίστα για να τσεκάρετε οποιαδήποτε αναφορά μπορεί να γράψετε, και για να έχετε ένα εργαστήρι σύνταξης αναφορών με τη συμμετοχή των μελών της κοινότητας. Δείτε Λάθη για τη λίστα με τα πιο κοινά λάθη στο γράψιμο που μπορείτε να διορθώσετε.

Συμπεράσματα

Θυμηθείτε ότι η σύνταξη αναφορών δεν χρειάζεται να είναι βαρετή, αντιμετωπίστε την αποστολή σαν μια πρόκληση.

Δώστε έμφαση στα αποτελέσματα και όχι στις δραστηριότητες. Υπερβείτε την περιγραφή, γίνετε αναλυτικοί. Να γνωρίζετε το κοινό σας και τις ανάγκες των αναγνωστών σας. Γράψτε σε εύκολη, απλή γλώσσα. Αποφύγετε την παθητική φωνή. Γράψτε συνοπτικά (σύντομα αλλά ολοκληρωμένα). Οργανώστε τις αναφορές σας χρησιμοποιώντας το σχεδιάγραμμα και βάζοντας υπότιτλους. Κάντε διάφορα πρόχειρα πριν από το τελικό σας.

Χρησιμοποιώντας αυτές τις συμβουλές και τις οδηγίες, μπορείτε να μάθετε στον εαυτό σας και στους πελάτες της κοινότητάς σας να βελτιώσουν τη σύνταξη αναφορών. Θυμηθείτε, είναι απαραίτητο να είστε κακοί ώστε να γίνετε καλύτεροι.

Συμπληρωματικά δείτε:

• Οδηγίες για την σύνταξη αναφορών Βασικό έγγραφο
• Σύνταξη αναφορών για τους υπεύθυνους , ditto;
• Γιατί να γράψει κανείς αναφορές  Λόγοι
• Ποιος πρέπει να λαμβάνει τις αναφορές πλεονεκτήματα για αυτούς που τις γράφουν και για αυτούς τις λαμβάνουν
• Πως να γράψετε μια αναφορά διαφορετικοί τύποι αναφορών και τι πρέπει να περιλαμβάνουν
• Συχνά Λάθη στο Γράψιμο
• Η Δουλειά δεν Τελείωσε … μέχρι,
• Μοντέλο για γράψιμο αναφορών έκθεση μιας σελίδας, σχεδιάγραμμα αναφορών
• Παραδόσεις και Ενημερώσεις;
• Παράδοση αναφοράς ένας βασικός πόρος για την διατήρηση της παρέμβασης

http://cec.vcn.bc.ca/mpfc/modules/rep-intg.htm